28 VKB EXPERTENTIPP EFFIZIENZSTEIGERUNG. Mit der zukunftsweisenden „Robotic Process Automation“ können Unternehmen ihre wertvollen Mitarbeiter von mühsamen Aufgaben befreien. Expertin Evelyn Oberleitner erklärt, wie die Technologie effizient eingesetzt werden kann. PROZESSAUTOMATISIERUNG ALS WETTBEWERBSVORTEIL FOTOS: MATTHIAS WITZANY PROCESSONE. Die beiden Experten Evelyn Oberleitner und Lukas Kragl haben gemeinsam mit Gerhard Hinterkörner ein Startup gegründet, das Prozessautomatisierungslösungen für Unternehmen jeder Größe anbietet. In Zeiten des chronischen Arbeitskräftemangels stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie sie die Effizienz in Betrieben erhöhen können. Die Antwort darauf lautet: Prozessautomatisierung. Gemeint ist damit die Anwendung von Technologie zur Automatisierung von Abläufen und Aufgaben. Eine besonders zukunftsweisende Form ist die „Robotic Process Automation“ – kurz RPA. Dabei werden repetitive Aufgaben von Programmen, sogenannten „Bots“, ausgeführt. RPA funktioniert grundsätzlich auch ohne künstliche Intelligenz, da sie vielfach regelbasiert arbeitet. In einigen Fällen kann es jedoch einen Vorteil darstellen, die beiden Technologien – RPA und KI – miteinander zu kombinieren. Entlastung durch Technologie Das Startup „ProcessONE“ von Evelyn Oberleitner und Lukas Kragl hat es sich zum Ziel gesetzt, Unternehmen jeder Größe von RPA profitieren zu lassen. Und die Nachfrage nach Prozessautomatisierungslösungen ist groß. Als Grund für den Andrang nennt Oberleitner die Arbeitsmarktsituation und die allgemeine wirtschaftliche Lage: „Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, personelle Veränderungen vorzunehmen oder Prozesse zu optimieren, um Zeit und Kosten zu sparen.“ Insbesondere dort, wo manuelle und zeitaufwändige Prozesse vorherrschen, ist Automatisierung attraktiv. Tatsächlich sind die Vorteile von Prozessautomatisierung mannigfaltig. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben werden Mitarbeiter von zeitraubenden Tätigkeiten befreit. Außerdem sind automatisierte Prozesse weniger anfällig für menschliche Fehler, was die Qualität der Ergebnisse verbessern kann. Schnellere und fehlerfreie Bearbeitung führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen. Individualisierte Bots Bei der Robotic Process Automation erledigen Bots Aufgaben gemäß vordefinierten Regeln. Dabei werden diese Bots direkt in die Programme integriert und erledigen dort bestimmte Aufgaben. Die Implementierung von RPA Lösungen ist dabei schneller und einfacher, als man glauben mag. ProcessONE schafft beispielsweise eine Implementierung innerhalb von zwei bis drei Wochen. Diese Bots sind dabei mit der bestehenden Systemlandschaft kompatibel. Diese Flexibilität beim Einsatz ist ein großer Vorteil der RPA, denn so kann sie individuell auf bestimmte Tätigkeiten in Unternehmen zugeschnitten werden. Rezepte für jede Branche Schätzungen gehen davon aus, dass rund 45 Prozent der Bürotätigkeiten automatisiert werden können. Virtuelle Bots finden vor allem Anwendung in den Bereichen Backoffice, Finanzen und Kundenkommunikation. Oberleitner gibt dazu ein konkretes Beispiel: „Bauunternehmen sehen sich häufig mit einem hohen Aufkommen an Rechnungen konfrontiert, die manuell erfasst und überprüft werden müssen.“ Für diesen zeitintensiven Prozess entwickelte das Startup eine Lösung, bei der Rechnungen automatisch aus EMails ausgelesen werden. Anschließend werden die Daten nach erfolgreicher Freigabe automatisiert erstellt und die Überweisung wird mit nur einem Klick ins Bankensystem übertragen. RPA kann die Mitarbeiter aber auch in zahlreichen anderen Bereichen unterstützen. Sie kann beispielsweise der Abrechnungserstellung dienen, die Kundendatenpflege erleichtern oder das Beschwerdemanagement verbessern. „Auch kleine und mittlere Unternehmen können erheblich von Prozessautomatisierung profitieren“, weiß die Startup Gründerin. Roboter-Assistent Das Ziel der Automatisierung ist nicht das Ersetzen von Arbeitskräften, sondern die Entlastung. „So entsteht Raum für Tätigkeiten, die strategisches Denken und menschliche Kreativität erfordern – Fähigkeiten, die Maschinen noch nicht replizieren können“, erklärt Oberleitner. Der Umgang mit unvorhersehbaren Situationen erfordert auch weiterhin den kreativen Geist des Menschen. Bei der Automatisierung wird hingegen ein Prozess nachgeahmt, bei dem nicht jedes Mal die Situation von einem Menschen neu bewertet werden muss. Mitarbeiter müssen so nicht länger Zeit mit Dateneingaben oder Dokumentenbearbeitung verbringen. Manche Geschäftsprozesse, wie der Abgleich von Excel Listen in der Kreditorenbuchhaltung, können auf diesem Weg fünf bis zehnmal schneller abgewickelt werden als bisher. Oberleitner erklärt dazu: „Durch die Einführung von Automatisierungstechnologien können gerade kleinere Betriebe ihre Wettbewerbsfähigkeit signifikant erhöhen.“ n PROCESSONE. Robotic Process Automation bringt zusätzliche Zeit für Tätigkeiten, die Kreativität und strategisches Denken erfordern, sind sich die Experten Evelyn Oberleitner und Lukas Kragl einig. Auch kleine und mittlere Unternehmen können erheblich von Prozessautomatisierung profitieren. Evelyn Oberleitner Co-Gründerin ProcessONE VKB 29 EXPERTENTIPP
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